大阪や神戸、京都を拠点として活動する関西の異業種交流会 キックオフ関西の公式サイトです。15年間で延べ18,000名の参加者を集め、15年間の交流会開催数約1000回近くを数え、大阪に拠点を構えて活動する異業種交流会です。参加者のマナーと前向きさと初参加者へのウエルカムでは負けない自信があります。大阪では心斎橋や梅田でセミナー+交流会、カフェ交流会、女性交流会、初心者向け交流会、京都や神戸にて交流会を開催しています。

キャンセル理由で見えるウラ



交流会にしろ、セミナーにしろ、パーティーにしろ
「キャンセル」というものは付きものです。

私も16年間交流会を開催して、
いろいろなキャンセルを目の当たりにして来ました。
その中でも「キャンセルの際に書く理由」に注目しています。

例えば・・・
「事細かく理由を書くキャンセル」は
言い方は変ですが「誠意のあるキャンセル」
主催者に申し訳なく思う気持ちを込めたキャンセルだと思います。

例)昨日からインフルエンザを発症し、数日間は安静が必要という
医師からの診断を受けましたので今回はキャンセルさせて頂きます。


これについては私も納得できます。

逆に「短文で書くキャンセル」は
「キャンセルして当然」「キャンセルする事も当たり前」と言う
自分本位なキャンセルだと解釈していますし
「この理由を書けば相手は理解する」と言う穴埋め的な文言と解釈できます。

例)「他の予定が入ったため」「仕事が入ったため」「急用のため」

これらは見ただけでも誠意を感じないと受け取れ
相手に申し訳ない気持ちを微塵も感じない自分本位なキャンセルと感じます。

つまり「会社内の欠勤届」と同じ考えでいる方が書きますが
社内の人間へ書く文章と見知らぬ相手に書く文章は
同じ考えでいてはダメです。

特に「他の仕事が入ったため」とか「他の予定が入ったため」と
書く人がいますが、私はこういう理由は納得ができません。

その理由は・・・
「最初にその予定を入れたのは貴方じゃないですか?」
じゃ後から、そういう理由で簡単に変更するのであれば、
最初から申込まない方が良かったんじゃないですか?
もう少し意思表示をするのを待つ事もできたのではないですか?
キャンセル連絡を受けた側って、溜ったもんじゃない心境になります。

それと同時に、主催者目線で見た場合
その申込者への信用度は一気に失墜します。

また当初の予定を変更された立場の事も理解できますか?
1人キャンセルを受けると、その欠けこみ分を元に戻すって
主催者側は想像する以上にエネルギーを使うものです。

参加申込をする事は当日の予定のファイナルアンサーなのです。

さらに「開催日を間違えていました」
これは「社会人の基本として欠落しています」

そして申込後数時間以内に「他の予定があったのを忘れていました」
これは「予定確認を怠ったビジネスの基本が欠落しています」

もひとつ「申込んでいる事を忘れていました」
これは「人間の基本として欠落しています」(笑)

これらの理由は「予定表や手帳に書き込み」これで解決できますが
そう言うのが面倒だと言う人に多いのでしょうね。

ちなみにキックオフ関西は今年の夏からルール改訂しまして
異業種カフェ交流会に限定したルールですが

「参加費の事前振込の有無でルールを変えています」

もしも事前に参加費をお振込頂いた上でのキャンセルについては
「他の日程に振り替えたうえで次回以降も参加できるように対応します」
逆に事前振込なしでキャンセルされた方については
「次回以降のご参加は不可とさせて頂いています」

事前振込を頂いた方については「必ず参加すると言う意思表示」として解釈し
逆に事前振込なしにキャンセルされた方については
「充て馬的な申込」という気持ちで申込まれたとして解釈し、
今後も同じ事を繰り返すと判断し、今後の参加は認めません。

つまり「参加申込段階で人として判断している」訳です。

多くの異業種交流会は参加者の頭を集める事に必死なので
過去にキャンセル歴がある人や遅刻を平気でする人も誰でも集めるので
参加者の質は決して高いとは言えないです。

キックオフ関西は「ビジネスマンとの出会いの場」を設けている以上
せっかく時間や労力をかけてご参加頂いている参加者に嫌な思いをさせたくないと思い
ビジネスの基本が当たり前にできる人だけ上限を設けて集めていますので
「キャンセルを当り前だと思う人」はじめビジネスの基本が欠落している人は
参加をお断りしています。その分、交流会内の参加者の質は高いと思います。

これはサロン経営者がFacebookに書いていた文章を引用します。

お申込頂いた時点で契約は成立しています。それ故に出来れば
「どうさせてもらえば良いですか?」と
キャンセルの際には問い掛けていただければ有難いです。
そしてキャンセルする際は「抽象的かつ社内の欠勤届的な理由」を書くのではなく
相手に申し訳ないという気持ちを込めて書いて頂きたいものです。


キャンセルする事により
「主催者や運営者の苦労」や「申込者自身の信用の低下」が
発生する事をお忘れなく。


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